Gerente de Restaurante: Como Tomar Notas e Preparar Melhores Briefings

Um gerente de restaurante mais organizado não precisa necessariamente de ferramentas complicadas. Um dos hábitos que mais marcou a carreira de Hélder Santos foi começar a andar sempre com uma caneta e um caderno, registando observações, ideias e situações que poderiam ser melhoradas na operação.

Na restauração, os dias são intensos. Há clientes para atender, fornecedores para acompanhar, equipas para orientar, compras para organizar e decisões que precisam de ser tomadas. Pelo meio, surgem pequenos acontecimentos que mereciam atenção, mas que acabam esquecidos.

O desafio é simples: quando chega o momento de preparar o briefing do dia seguinte, será que o gerente ainda se lembra de tudo aquilo que observou durante o serviço anterior?

Neste episódio do Prato do Dia, Hélder Santos partilha uma história pessoal que mudou a sua maneira de trabalhar e explica como um hábito aparentemente insignificante pode ajudar a melhorar a organização, a liderança e a preparação das equipas.

Como pode um gerente de restaurante organizar melhor o seu trabalho?

Uma forma prática de melhorar a organização de um gerente de restaurante é registar diariamente as observações e situações relevantes da operação. No final de cada serviço, basta anotar o que correu bem, o que poderia ter sido melhor e o que merece atenção no briefing seguinte. Desta forma, o gerente deixa de depender exclusivamente da memória para preparar a equipa e acompanhar melhorias.

Esta é a recomendação central de Hélder Santos: transformar o hábito de tomar notas numa parte normal do trabalho de gestão.

A frase que mudou a forma de trabalhar de Hélder Santos

Há muitos anos, Hélder Santos trabalhava como responsável por uma unidade de um grande grupo empresarial.

O proprietário desse grupo tinha um braço direito que acompanhava os diferentes negócios, viajava frequentemente e era uma pessoa por quem Hélder tinha uma enorme admiração.

Sempre que tinha oportunidade de conversar com ele, sentia que aprendia alguma coisa importante.

Um dia, esse responsável convidou-o para um almoço de trabalho.

Durante a refeição, partilhou informações e transmitiu algumas orientações relacionadas com o negócio. Hélder ouvia atentamente, satisfeito por poder aproveitar aquele momento.

Até que surgiu uma pergunta inesperada:

Não vai tomar nota de nada do que lhe estou a dizer?

Hélder respondeu que estava tão atento e entusiasmado com a conversa que tinha a certeza de que não se esqueceria de nada.

Foi então que ouviu uma frase que nunca mais esqueceu:

A sua memória pode ser a sua maior traidora.

A observação foi suficiente para provocar uma mudança.

Desde esse dia, Hélder Santos criou o hábito de se fazer acompanhar por uma caneta e, posteriormente, por um caderno onde passou a registar ideias, observações e assuntos importantes.

O hábito ultrapassou a atividade profissional e continua presente na sua vida pessoal.

Porque não deve um gerente confiar exclusivamente na memória?

O restaurante é um ambiente em que acontecem muitas coisas em simultâneo.

Durante um serviço, o gerente pode identificar comportamentos que precisam de ser corrigidos, situações que merecem reconhecimento ou procedimentos que poderiam funcionar melhor.

Naquele momento, tudo parece importante e fácil de recordar.

Mas o serviço termina. O gerente vai para casa, descansa e regressa no dia seguinte.

Entretanto, aparecem novas tarefas, fornecedores, compras, preparações, chamadas e decisões urgentes.

A observação feita no dia anterior pode desaparecer da lista de prioridades.

Não necessariamente porque o gerente é distraído ou desorganizado. Muitas vezes, simplesmente não existe um hábito que permita conservar e recuperar a informação relevante.

Quando uma melhoria depende apenas da memória de quem gere, existe o risco de nunca chegar a ser discutida ou aplicada.

O caderno funciona como um registo pessoal que ajuda a preparar o trabalho seguinte.

Esta reflexão complementa o nosso artigo sobre comunicação interna no restaurante, onde explicamos como informações importantes podem perder-se quando não chegam às pessoas certas.

Porque é que Hélder Santos anda sempre com uma caneta?

Uma das particularidades deste episódio é a importância atribuída a um objeto que praticamente toda a gente conhece e utiliza: a caneta.

Hélder Santos conta que tem uma preferência especial por uma simples caneta BIC.

Não se trata de uma ferramenta sofisticada. É precisamente a sua simplicidade que a torna tão útil.

Uma caneta está imediatamente disponível para registar uma ideia, uma orientação, uma observação ou uma informação que não queremos esquecer.

No episódio, Hélder refere que entrar numa reunião acompanhado por uma caneta é, para si, uma forma de estar mais preparado para recolher informação.

O valor não está no objeto em si. Está no comportamento que a sua presença incentiva.

Quando tomar notas passa a ser um hábito, o gerente deixa de depender apenas da intenção de se lembrar de tudo mais tarde.

O caderno do gerente: A5 ou A6?

Além da caneta, Hélder Santos recomenda que os gerentes tenham sempre um caderno por perto.

Na sua experiência, os formatos A5 e A6 são particularmente práticos.

Caderno A5

Hélder utiliza habitualmente cadernos de formato A5.

É uma dimensão que lhe permite desenvolver apontamentos, escrever ideias e registar observações do trabalho e da vida pessoal.

Ao longo dos anos, acumulou uma coleção de cadernos que documentam diferentes momentos da sua atividade.

Caderno A6

Para quem pretende transportar o caderno durante o serviço, Hélder recomenda também o formato A6.

É mais pequeno e pode ser facilmente guardado no bolso de um casaco, de uma camisa ou de umas calças, dependendo do modelo.

A escolha entre os dois formatos é secundária.

O importante é que o caderno esteja disponível quando surge alguma coisa que merece ser registada.

O que deve um gerente de restaurante escrever no final do serviço?

Uma das aplicações mais importantes deste hábito está na preparação dos briefings.

Hélder Santos recomenda reservar um momento no final de cada turno para fazer um levantamento pessoal do que aconteceu durante o serviço.

O exercício não exige um relatório extenso.

O gerente pode abrir o caderno, colocar a data e responder a algumas perguntas simples.

1. O que aconteceu hoje que poderia ter corrido melhor? Identificar situações relevantes observadas durante o serviço.
2. O que poderia ter sido melhorado pela equipa? Registar comportamentos ou procedimentos que merecem ser trabalhados.
3. Que assunto deve ser abordado no próximo briefing? Selecionar os temas que exigem orientação, reforço ou reflexão.

Esta rotina permite preparar o dia seguinte com informação mais concreta.

Em vez de chegar ao briefing e tentar recordar tudo o que aconteceu, o gerente tem um registo que pode consultar.

O objetivo não é transformar o caderno numa lista de críticas à equipa. É utilizá-lo para observar melhor a operação e identificar oportunidades de melhoria.

Como utilizar os apontamentos para preparar o briefing do restaurante?

Durante o episódio, Hélder Santos recorda uma conversa com um gerente que lhe confessou sentir dificuldade em encontrar assuntos para abordar nos briefings.

Esta situação parece contraditória: num restaurante, há sempre acontecimentos, decisões e aspetos da operação que merecem atenção.

O desafio pode não estar na falta de assuntos.

Pode estar na ausência de um método para os identificar e registar.

Quando o gerente termina um serviço sem tomar notas, pode esquecer-se de uma situação que considerou importante naquele momento.

No dia seguinte, chega ao briefing já ocupado com novas responsabilidades.

O que aconteceu no turno anterior deixa de estar presente no seu pensamento.

É por isso que o caderno se torna útil.

O briefing começa a ser preparado no dia anterior

Ao registar o que aconteceu durante o serviço, o gerente começa antecipadamente a preparar a conversa com a equipa.

No dia seguinte, consulta os apontamentos e identifica os assuntos que realmente merecem ser abordados.

Esta preparação ajuda a evitar briefings improvisados, em que são repetidas orientações genéricas sem ligação às necessidades concretas da operação.

Também permite que o gerente selecione as prioridades em vez de tentar falar sobre tudo ao mesmo tempo.

A tomada de notas não substitui o briefing. Ajuda a torná-lo mais preparado e relevante.

É uma prática que se relaciona diretamente com a importância da liderança e organização das equipas de restaurante.

O debrief pessoal: aprender com o serviço antes de começar outro

Hélder Santos utiliza a expressão debrief interno para descrever o exercício de reflexão que alguns gerentes realizam individualmente no final do trabalho.

Na prática, trata-se de rever mentalmente o serviço e registar as observações consideradas importantes.

O gerente não precisa de resolver imediatamente todas as situações.

O primeiro passo é identificar o que aconteceu e o que merece atenção.

Depois, no momento adequado, pode preparar as orientações que pretende transmitir à equipa.

É uma forma de criar continuidade entre os diferentes dias de trabalho.

Em vez de considerar cada serviço um acontecimento isolado, o gerente começa a construir um registo de observações e aprendizagens.

Esta prática também ajuda a compreender porque uma operação não pode depender exclusivamente da memória de uma pessoa. No artigo sobre quem assume quando o líder do restaurante não está, abordamos a importância de processos e rotinas que mantenham a operação organizada mesmo durante a ausência dos responsáveis habituais.

O que é o journaling e como pode ajudar um gerente?

No episódio, Hélder Santos relaciona o seu hábito de escrita com o conceito de journaling.

O journaling consiste, neste contexto, em utilizar um caderno para registar pensamentos, ideias, observações e experiências pessoais.

Não precisa de ser um diário formal ou de obedecer a uma estrutura complicada.

Hélder explica que utiliza os seus cadernos para escrever aquilo que lhe vem à cabeça, guardar ideias e registar assuntos que não quer esquecer.

A escrita tornou-se também uma forma pessoal de refletir sobre situações e desafios.

Segundo a sua experiência, quando começa a escrever sobre determinado assunto, muitas vezes sente que consegue organizar melhor o pensamento e aproximar-se de uma resposta.

É uma observação pessoal sobre a forma como a escrita o ajuda a pensar, não uma garantia de que todas as pessoas terão exatamente o mesmo resultado.

É preciso escrever tudo de forma organizada?

Não.

Hélder Santos chama a atenção para uma situação curiosa: há pessoas que compram um caderno novo e ficam tão preocupadas em manter as páginas impecáveis que acabam por limitar a sua utilização.

A letra tem de estar bonita. As primeiras páginas não podem ter riscos. Os apontamentos precisam de estar perfeitamente organizados.

Mas esse cuidado excessivo pode contrariar o objetivo principal.

O caderno deve ser uma ferramenta de trabalho e reflexão, não um objeto que só pode ser utilizado quando existe tempo para escrever tudo de forma perfeita.

No episódio, Hélder conta que conhece pessoas que praticam journaling e começam por riscar deliberadamente as primeiras páginas, precisamente para ultrapassar essa preocupação.

O princípio é simples: mais importante do que ter um caderno bonito é ter um caderno utilizado.

Escrever à mão ou utilizar o telemóvel?

Hélder Santos manifesta uma preferência clara pela escrita manual.

Na sua experiência, escrever com uma caneta permite-lhe refletir sobre aquilo que está a registar e organizar melhor as ideias.

O episódio não pretende demonstrar que escrever num telemóvel ou computador seja sempre menos eficaz.

O que apresenta é um hábito pessoal desenvolvido ao longo de muitos anos e que Hélder considera importante para a sua forma de trabalhar.

Para quem pretende experimentar o exercício, a recomendação é começar com uma caneta e um caderno, tal como é demonstrado no vídeo.

A simplicidade reduz a necessidade de preparar ferramentas ou aplicações antes de começar.

O valor de guardar os cadernos antigos

Há outra dimensão deste hábito que Hélder Santos valoriza: a possibilidade de voltar a consultar apontamentos de anos anteriores.

Com o passar do tempo, os cadernos tornam-se um registo da evolução pessoal e profissional.

Ao reler observações antigas, é possível recordar os desafios que ocupavam a atenção numa determinada fase e perceber como a forma de pensar e trabalhar se foi alterando.

Hélder refere que conserva uma coleção de cadernos utilizados ao longo da sua carreira.

Para ele, não são apenas blocos de notas.

São também testemunhos de experiências, aprendizagens e momentos importantes.

O seu uso vai além da gestão de restaurantes: guarda ideias pessoais e até desenhos e dedicatórias feitos por familiares.

Esta relação com os cadernos demonstra que o hábito deixou de ser apenas uma técnica profissional e passou a integrar a sua rotina diária.

Como começar a tomar notas no restaurante?

Para aplicar o exercício apresentado no episódio, não é necessário criar um novo sistema de gestão.

O ponto de partida pode ser bastante simples.

1. Escolha um caderno. Pode ser A5 ou A6, conforme o formato que considere mais cómodo.
2. Tenha uma caneta disponível. O objetivo é poder registar observações quando surgem.
3. Coloque a data. No final do serviço, identifique o dia a que os apontamentos dizem respeito.
4. Registe o que poderia ter corrido melhor. Escreva as situações que considera importantes.
5. Identifique assuntos para o briefing. Escolha aquilo que merece ser partilhado ou trabalhado com a equipa.
6. Consulte os apontamentos no dia seguinte. Utilize-os para preparar melhor as orientações e não depender apenas da memória.

O valor do exercício está na repetição.

Não é necessário escrever muitas páginas. O importante é criar o hábito de observar, registar e voltar a olhar para aquilo que merece atenção.

Como este hábito influencia o Lucro, a Equipa e as Vendas

O caderno do gerente não é, por si só, uma ferramenta de controlo financeiro ou de vendas.

Mas o exercício de observação e registo pode apoiar decisões em diferentes áreas da operação.

Lucro: evitar que observações relevantes desapareçam

Quando o gerente identifica uma situação operacional que merece ser melhorada, registá-la ajuda a não perder essa informação antes de a analisar.

Isso não significa que escrever no caderno aumente automaticamente o lucro.

O benefício potencial está em apoiar uma gestão mais atenta e organizada.

Equipa: preparar orientações mais concretas

Esta é a aplicação mais direta apresentada no episódio.

O gerente observa o serviço, toma notas e utiliza os apontamentos para preparar melhor o briefing seguinte.

Assim, as conversas com a equipa podem partir de situações reais e de necessidades identificadas durante a operação.

Vendas: melhorar a consistência da execução

Quando uma situação relacionada com o atendimento ou a apresentação da oferta merece atenção, o gerente pode registá-la para voltar ao assunto no momento adequado.

Mais uma vez, o registo não substitui a execução. Serve para apoiar a preparação de melhores orientações.

Este princípio reforça a visão apresentada no artigo sobre o verdadeiro papel do gerente de restaurante: gerir não é apenas estar presente na operação, mas criar condições para que o negócio funcione melhor.

Perguntas que os donos e gerentes de restaurantes também fazem

Como pode um gerente ser mais organizado no dia a dia?

Um hábito simples é registar diariamente as observações importantes do serviço e utilizá-las para preparar as tarefas e orientações seguintes. Hélder Santos recomenda o uso regular de um caderno e de uma caneta.

O que escrever no caderno de um gerente de restaurante?

As situações observadas durante o serviço, aquilo que poderia ter corrido melhor, ideias importantes e assuntos que devem ser trabalhados no briefing seguinte.

Como preparar melhor um briefing de restaurante?

Comece a preparação antes do próprio briefing. Registe durante ou no final do serviço os acontecimentos que merecem atenção e selecione os temas mais relevantes para comunicar à equipa no dia seguinte.

O journaling pode ser utilizado na gestão de restaurantes?

Sim. No episódio, Hélder Santos utiliza o journaling como uma prática pessoal de escrita e reflexão, que o ajuda a organizar ideias e registar observações relacionadas com o trabalho.

É necessário utilizar uma aplicação para organizar os apontamentos?

Não. O método apresentado neste episódio parte de uma ferramenta muito simples: um caderno e uma caneta, utilizados de forma regular.

Veja o episódio do Prato do Dia sobre o caderno do gerente

Neste episódio, Hélder Santos partilha a história de um almoço de trabalho que mudou a sua forma de pensar sobre a memória e explica porque passou a andar sempre com uma caneta e um caderno.

Também mostra como utiliza os apontamentos para refletir sobre o serviço, preparar melhor os briefings e conservar ideias e experiências ao longo do tempo.

Veja o episódio completo do Prato do Dia sobre o caderno do gerente.

Conclusão: a memória pode ser a maior traidora de um gerente

Um gerente de restaurante observa dezenas de situações ao longo de um dia de trabalho.

Algumas são urgentes. Outras parecem pequenas, mas podem revelar oportunidades de melhoria.

Quando tudo fica dependente da memória, existe o risco de boas ideias e observações importantes nunca chegarem a ser aproveitadas.

O hábito apresentado por Hélder Santos é simples: ter sempre uma caneta, utilizar um caderno e dedicar alguns momentos a registar aquilo que merece atenção.

Não é necessário começar com um sistema complexo.

Comece por escrever o que aconteceu hoje e aquilo que considera importante melhorar amanhã.

Depois, utilize essas observações para preparar melhor o briefing e orientar a equipa com maior clareza.

A frase que Hélder ouviu há tantos anos continua a resumir a mensagem deste episódio:

A sua memória pode ser a sua maior traidora.

O GERENTE é liderado por Hélder Santos e Sérgio Araújo, com experiência prática na restauração desde 2000. Conheça também os testemunhos de empresários acompanhados por O GERENTE.