Montar um economato num restaurante não significa apenas encontrar um espaço para guardar mercadoria.
Um economato deve funcionar como um local controlado, onde existe registo do que entra e do que sai.
Porque mercadoria é dinheiro.
Quando entram produtos no restaurante, existe dinheiro investido. Quando esses produtos são vendidos, espera-se que regressem à caixa com margem.
Se não existe controlo sobre esse movimento, torna-se muito mais difícil perceber onde aparecem desperdícios, quebras ou outras perdas.
Qual é a diferença entre economato e despensa?
Uma despensa é um espaço onde ficam produtos armazenados.
Um economato vai mais longe.
Existe uma lógica de controlo:
- o que entrou;
- o que saiu;
- em que quantidade;
- em que data;
- quem movimentou a mercadoria.
É esse processo que transforma um simples espaço de armazenamento num verdadeiro economato.
O espaço deve também respeitar as condições adequadas de conservação, higiene e segurança alimentar exigidas para os produtos armazenados.
Porque é tão importante controlar a mercadoria?
Nem todas as perdas acontecem porque alguém agiu de forma errada.
Existem quebras.
Existem desperdícios.
Existem erros de produção.
Existem produtos retirados sem registo.
E podem existir situações em que ninguém sabe exatamente quanto entrou ou quanto saiu.
Quando não existe um processo, o empresário fica dependente da memória e da presença constante dentro do restaurante.
E isso não é controlo.
Primeiro o processo. Depois o software.
É possível usar software para ajudar a controlar stocks e economato.
Mas a tecnologia não substitui o processo.
Se hoje não existe qualquer controlo, começar com papel e caneta já pode representar uma evolução significativa.
Primeiro é preciso decidir:
- como a mercadoria entra;
- quem a recebe;
- onde fica guardada;
- quem a pode retirar;
- como cada movimento fica registado.
Depois de esse processo existir, um software pode tornar o trabalho mais rápido e acrescentar informação.
Comprar tecnologia sem mudar a rotina da casa dificilmente resolve o desafio sozinho.
Se não existe processo, o dono torna-se o processo
Quando nada está definido, alguém tem de estar permanentemente atento.
Normalmente acaba por ser o dono, o gerente ou outra pessoa-chave.
É preciso estar presente para saber quem foi buscar determinado produto, controlar aquilo que entrou e tentar perceber onde apareceram diferenças.
Um bom processo reduz essa dependência.
As regras passam a existir mesmo quando o dono não está junto ao economato.
Comece pelos produtos onde tem mais dinheiro investido
Nem todos os restaurantes têm espaço para criar um grande economato.
Isso não significa que não possam começar a controlar alguma coisa.
Se o espaço for limitado, faz sentido começar pelos artigos com maior valor.
Dependendo da casa, podem ser:
- carnes;
- peixes;
- bebidas alcoólicas;
- produtos de maior custo unitário;
- outras mercadorias com peso relevante nas compras.
O princípio é simples: se não consegue controlar tudo de imediato, comece por aquilo que representa mais dinheiro.
Porque pode ser mais fácil controlar doses do que quilos
No caso das proteínas, muitas cozinhas já fazem parcelamento.
A carne e o peixe chegam, são preparados e divididos nas doses que serão usadas posteriormente no serviço.
A partir daí, em vez de controlar apenas quilos de produto, o restaurante pode controlar unidades.
Por exemplo:
Entraram 30 doses de determinado peixe.
Foram retiradas 12 doses para o serviço.
Ficaram 18 doses armazenadas.
Este tipo de controlo pode tornar a leitura mais simples, sobretudo quando a própria produção já trabalha desta forma.
Um sistema simples para controlar uma arca de proteínas
Se o restaurante não tem um espaço dedicado, pode começar com uma arca ou outro equipamento de frio destinado aos produtos que pretende controlar.
A ideia apresentada no episódio passa por restringir o acesso e criar um registo para cada movimento.
O processo pode funcionar assim:
- A mercadoria é recebida e conferida.
- As proteínas são preparadas ou parceladas.
- As doses são colocadas na zona de armazenamento controlada.
- Sempre que alguém precisa de retirar produto, existe outra pessoa que acompanha o acesso.
- Fica registada a data, o artigo e o número de unidades retiradas.
- Quem retirou e quem acompanhou confirmam o movimento.
O mesmo princípio aplica-se quando entra nova mercadoria.
O registo deixa de servir apenas para saídas. Passa também a documentar reposições.
Porque usar duas confirmações?
A ideia das duas confirmações cria responsabilidade partilhada.
Se alguém retira mercadoria, outra pessoa acompanha esse movimento.
Isto reduz a possibilidade de existirem saídas sem conhecimento de mais ninguém.
Também ajuda a criar disciplina.
A mercadoria deixa de ser algo que qualquer pessoa retira e repõe sem registo.
Passa a existir um procedimento.
A pessoa responsável pela chave pode ser rotativa
Nem todas as casas têm um gerente ou encarregado disponível para controlar permanentemente o economato.
Nesses casos, a responsabilidade pode ser distribuída.
A pessoa que controla o acesso pode variar entre diferentes elementos da equipa, desde que a regra esteja definida.
O importante não é necessariamente quem tem a chave.
É garantir que o acesso não acontece sem controlo e que cada movimento fica documentado.
“Mas durante o serviço preciso de ir buscar produtos várias vezes”
Isso não impede a existência do processo.
Antes do serviço, pode ser retirada a quantidade prevista para trabalhar.
Se for necessário voltar ao economato durante o dia, volta-se.
O objetivo não é impedir o acesso à mercadoria.
É saber o que entrou e saiu.
Quando a equipa se habitua a este processo, começa também a preparar melhor aquilo que precisa para cada período de trabalho.
Do controlo de uma arca para um economato completo
Nem todos os restaurantes precisam de começar com um sistema completo.
É possível começar por uma única categoria.
Depois, se o processo funcionar, aumentar gradualmente o controlo.
Alguns restaurantes podem começar pelas proteínas e, mais tarde, incluir:
- bebidas alcoólicas;
- vinhos de maior valor;
- produtos secos;
- outros artigos importantes para a estrutura de custos.
O processo pode crescer juntamente com a capacidade da casa.
O economato também ajuda a identificar desperdícios e diferenças
Quando existe registo, começam a aparecer dados.
Se entraram determinadas unidades e saíram outras, o restaurante consegue perceber mais facilmente onde podem existir diferenças.
Isto não serve apenas para prevenir retiradas indevidas.
Também ajuda a identificar:
- quebras;
- desperdícios;
- erros de produção;
- consumos não registados;
- falhas no controlo interno.
Sem registos, tudo isto tende a ficar misturado.
Como começar a montar um economato num restaurante
- Escolha o que vai controlar primeiro.
Se não tem espaço ou estrutura, comece pelos produtos de maior valor. - Defina um local.
Pode ser uma sala, uma arca, uma zona de frio ou outro espaço adequado. - Controle o acesso.
Determine quem pode abrir e em que condições. - Crie um registo de entradas e saídas.
Data, produto, quantidade e responsáveis são um bom ponto de partida. - Defina como a mercadoria é recebida.
Receber, conferir, pesar quando aplicável e preparar antes de armazenar. - Ensine o processo à equipa.
As pessoas precisam de saber porque existe a regra e como a cumprir. - Só depois pense na tecnologia.
Se um software ajudar a tornar este controlo mais eficiente, então acrescenta valor ao processo já existente.
Perguntas frequentes sobre economato em restaurantes
O que é um economato num restaurante?
É um espaço de armazenamento onde a mercadoria é guardada e movimentada de forma controlada, com regras para entradas, saídas e acesso aos produtos.
Qual é a diferença entre economato e despensa?
A principal diferença está no controlo. Numa despensa podem simplesmente existir produtos armazenados. Num economato existe um processo definido para registar e controlar a movimentação da mercadoria.
Um restaurante pequeno precisa de economato?
Pode não ter um espaço exclusivo, mas continua a beneficiar de controlo sobre os produtos de maior valor. Uma solução mais pequena pode ser suficiente para começar.
É obrigatório usar software para controlar o economato?
Não para aplicar o processo explicado neste episódio. O controlo pode começar de forma simples e, posteriormente, ser apoiado por software se isso melhorar a gestão.
Que produtos devem ficar no economato?
Depende da operação. Quando o espaço é limitado, pode fazer sentido começar por produtos de maior valor ou maior importância no custo, como carnes, peixes e determinadas bebidas.
Porque é importante registar entradas e saídas?
Porque permite saber quanto produto foi recebido e utilizado, tornando mais fácil identificar desperdícios, diferenças e falhas de controlo.
Mercadoria é dinheiro. Trate-a como tal.
Um restaurante não precisa de começar com um economato sofisticado.
Precisa de começar por controlar aquilo que já tem.
Uma arca, um registo simples e um procedimento cumprido todos os dias podem ser mais úteis do que um sistema complexo que ninguém utiliza corretamente.
Primeiro o processo.
Depois, quando fizer sentido, a tecnologia.
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