Como rentabilizar melhor o tempo no restaurante

Rentabilizar melhor o tempo no restaurante não começa por fazer uma lista de tudo aquilo que o dono deve delegar. Muitas vezes começa antes: perceber se a equipa está bem organizada e se o tempo das pessoas está realmente a ser aproveitado.

Quando a equipa trabalha com rotinas claras, sabe o que tem de fazer e perde menos tempo entre tarefas, começa a existir espaco para o dono deixar de carregar algumas responsabilidades sozinho.

Foi precisamente isso que vimos num restaurante onde o proprietário era também cozinheiro e passava praticamente todo o tempo fechado na cozinha.

Quando o dono está ocupado demais para tratar do que é importante

O restaurante tinha bastante movimento e uma equipa de cozinha já com várias pessoas. Mesmo assim, o proprietário continuava completamente preso à operação.

Um dia, aconteceu uma coisa que dizia muito sobre a forma como o tempo estava a ser gerido.

Um fornecedor entrou na cozinha, cumprimentou o proprietário, foi ao economato, verificou o que faltava, fez a própria lista de compras e foi-se embora.

O desafio não era apenas confiar demasiado no fornecedor.

Era o facto de uma área tão importante como as compras ter ficado sem acompanhamento porque o dono estava absorvido por outras tarefas.

Também se faz dinheiro a comprar. Por isso, quando as compras começam a ser tratadas de qualquer maneira por falta de tempo, o restaurante pode estar a perder margem sem sequer perceber.

Delegar não funciona quando a equipa já está afogada

É fácil dizer a um dono de restaurante:

“Delegue mais.”

Na prática, a resposta costuma ser:

“Delegar a quem? A minha equipa já não tem tempo para nada.”

E muitas vezes é verdade.

Por isso, antes de passar mais tarefas para a equipa, é preciso perceber como o tempo dessa equipa está a ser usado.

Se todos os dias existem pequenas tarefas que ficam por fazer, rotinas que dependem da memória e pessoas a perguntar constantemente o que devem fazer a seguir, o desafio não é falta de vontade.

É falta de organização.

Uma equipa organizada fica mais barata sem receber menos

Quando dizemos que uma equipa pode ficar “mais barata”, não estamos a falar em reduzir salários.

Estamos a falar em conseguir mais valor do mesmo tempo pago.

Se uma pessoa passa menos tempo parada, à espera de instruções, a repetir trabalho ou a corrigir tarefas mal feitas, o tempo dessa pessoa passa a render mais.

E quando isto acontece em toda a equipa, o efeito acumula-se.

Pequenos minutos poupados ao longo do dia, multiplicados por várias pessoas, podem representar bastante tempo disponível no final da semana.

É esse tempo que depois permite distribuir melhor responsabilidades.

Processos e rotinas são coisas diferentes

Um processo define como determinada tarefa deve ser feita.

Uma rotina garante que essa tarefa acontece no momento certo e com a frequência certa.

No caso das compras, por exemplo, não basta dizer que alguém da equipa passa a tratar do assunto.

É preciso definir:

• quem verifica o que falta;
• quando essa verificação é feita;
• como é preparada a lista;
• quem valida quantidades;
• quem recebe a mercadoria;
• como é conferido aquilo que foi entregue.

Quando isto está claro, a tarefa deixa de depender exclusivamente do dono.

O objetivo é que outra pessoa consiga fazer bem

Uma boa pergunta para qualquer empresário da restauração é esta:

Que tarefas faço hoje que outra pessoa poderia fazer bem se soubesse exatamente como?

Não significa passar tudo para a equipa amanhã.

Significa começar a identificar tarefas que não precisam obrigatoriamente de continuar presas ao dono.

Compras, receção de mercadoria, controlo de determinadas rotinas, verificações internas ou outras tarefas do dia a dia podem muitas vezes ser ensinadas e organizadas.

Mas só faz sentido passar uma responsabilidade quando existe uma forma clara de a executar.

Os melhores funcionários são os melhores para aquela casa

Outro erro comum é pensar que o restaurante precisa de encontrar pessoas que já saibam fazer tudo.

Na prática, cada casa tem a sua forma de trabalhar.

Tem os seus produtos, os seus fornecedores, os seus horários, os seus padrões e as suas prioridades.

Por isso, mais importante do que procurar “o melhor funcionário do mundo” é formar pessoas para serem muito boas dentro daquela operação.

Quando existem processos claros, a integração melhora e a equipa ganha autonomia mais depressa.

Comece por olhar para o caos da equipa

Antes de perguntar como pode libertar o seu próprio tempo, olhe para o dia da equipa.

Há tarefas que ficam sistematicamente por fazer?

Há prateleiras que deveriam ser limpas e passam para o dia seguinte?

Há registos ou verificações que dependem sempre de alguém se lembrar?

Há momentos em que a equipa parece ocupada, mas ninguém sabe exatamente qual é a prioridade?

São estes pequenos sinais que mostram onde o tempo se está a perder.

Quando essas tarefas passam a fazer parte de rotinas claras, deixam de consumir tanta atenção.

Só depois faz sentido o dono começar a sair de algumas tarefas

Libertar tempo é um processo gradual.

Primeiro organizam-se as tarefas mais simples.

Depois começa-se a formar pessoas para assumir algumas responsabilidades.

Com o tempo, o dono pode afastar-se de tarefas cada vez mais complexas sem perder controlo sobre aquilo que acontece.

O objetivo não é desaparecer da operação de um dia para o outro.

É deixar de ser a única pessoa capaz de fazer tudo.

Como começar a rentabilizar melhor o tempo no restaurante

1. Observe o dia da equipa.
   Perceba onde há esperas, repetições, tarefas esquecidas e falta de prioridade.
2. Transforme tarefas repetidas em rotinas.
   Defina quando, como e por quem devem ser feitas.
3. Crie processos para tarefas que hoje dependem do dono.
   Compras, receção de mercadoria ou outras responsabilidades podem ser ensinadas.
4. Forme a equipa para trabalhar à maneira da casa.
   Não espere que alguém adivinhe os seus padrões.
5. Comece a delegar pelo mais simples.
   Quando a equipa ganha tempo e autonomia, avance gradualmente para responsabilidades maiores.

Perguntas frequentes sobre gestão do tempo no restaurante

Como pode um dono de restaurante libertar mais tempo?

Começando por organizar melhor o trabalho da equipa, criar processos e rotinas e identificar tarefas que não precisam de continuar exclusivamente nas suas mãos.

Delegar é suficiente para ganhar tempo?

Não. Se a equipa já estiver desorganizada ou sem tempo, apenas passar mais tarefas pode criar mais confusão. Primeiro é necessário melhorar a forma como o trabalho está distribuído.

Que tarefas podem ser delegadas num restaurante?

Depende da realidade de cada casa. Tarefas repetidas e que possam ser ensinadas através de um processo claro são normalmente boas candidatas para começar.

Porque são importantes os processos no restaurante?

Porque permitem que uma tarefa seja executada de forma consistente sem depender sempre da memória, presença ou instruções do dono.

Qual é a diferença entre processo e rotina?

O processo explica como fazer uma tarefa. A rotina define quando essa tarefa deve acontecer e ajuda a garantir que não fica esquecida.

O tempo do dono começa no tempo da equipa

Se o empresário está preso ao restaurante porque ninguém tem tempo para assumir mais responsabilidades, talvez o primeiro passo não seja olhar para a agenda do dono.

Talvez seja olhar para a forma como a equipa trabalha.

Quando as pessoas sabem o que têm de fazer, quando existem processos claros e quando as rotinas deixam de depender da memória, começa a aparecer tempo.

E é esse tempo que permite ao dono sair, pouco a pouco, de tarefas que já não precisam de estar nas suas mãos.