Comprar software para restaurantes não cria automaticamente processos. Se o restaurante não sabe aquilo que quer controlar, a ferramenta apenas acrescenta funcionalidades sem direção.
O software é hoje uma ferramenta de apoio à operação. No mínimo, permite proceder à faturação e registar vendas. Mas a maior questão está muitas vezes no backoffice, não no front office.
Resposta imediata: como escolher software para um restaurante?
Antes de escolher software, o restaurante deve definir os processos de gestão, as métricas que precisa de acompanhar e a forma como decidiu trabalhar. Só depois deve escolher a ferramenta capaz de apoiar essa estrutura. A pergunta correta não é “que software compro?”, mas “o que preciso de controlar e que software me ajuda a fazê-lo?”.
O software não é o processo
O desafio surge quando se pensa que, por ter um software novo, o restaurante vai automaticamente começar a fazer inventários, planear compras de outra forma ou implementar uma série de novas práticas.
Acredita-se que o software vai disciplinar ou ensinar a fazer aquilo que ainda não é feito.
Mas o software não é o processo. O processo vem antes do software.
A diferença entre front office e backoffice
Front office é tudo aquilo que está ligado à parte da frente: softwares dedicados à venda e ao atendimento ao cliente, incluindo o POS onde se registam as vendas.
Backoffice é o software de bastidores, normalmente ligado a controlo de stocks, compras e outras tarefas de gestão.
Muitas vezes front office e backoffice estão ligados, mas nem sempre são o mesmo software.
Porque comprar software não cria disciplina de gestão
Um software pode fazer inúmeras coisas. Quando chega ao restaurante, existe a tentação de querer implementar tudo aquilo que oferece ao mesmo tempo e imaginar que isso vai revolucionar o negócio.
Isso não acontece se a forma de pensar do restaurante não estiver orientada para esses processos.
Definir primeiro o processo de compras
Se o desafio está nas compras, primeiro é necessário pensar no processo.
As compras podem passar a ser feitas com stocks máximos e mínimos. Cada artigo não pode ter menos do que determinada quantidade nem mais do que outra.
É necessário criar um processo à volta disso:
- como é que as compras são feitas?
- como é feita a contagem?
- como é comparado aquilo que existe com aquilo que deveria existir?
Definir primeiro o processo de inventários
O mesmo acontece nos inventários. É necessário pensar como serão feitos.
- serão pontuais?
- será feita contagem aleatória de artigos?
- será feito um inventário total mensal?
O processo precisa de ser pensado antes de escolher a ferramenta.
Stocks máximos e mínimos como exemplo de processo
Os stocks máximos e mínimos são um exemplo claro de processo que deve existir antes do software. Cada artigo não pode ter menos do que determinada quantidade nem mais do que outra.
A ferramenta pode ajudar a controlar esses limites, mas os limites e a forma de os gerir têm de ser decididos primeiro.
Métricas que o restaurante realmente quer controlar
Antes de escolher um software, a pergunta básica deve ser: o que é que pretendo de um software?
Pode haver métricas das quais o restaurante não quer abdicar. Por exemplo:
- controlo de ordenados e custos com staff;
- controlo de custos fixos;
- controlo de comidas e bebidas.
Os exemplos são ilustrativos. O essencial é definir quais as métricas que precisam de estar permanentemente controladas.
Porque restaurante e software precisam de pensar da mesma forma
Existe uma questão fundamental: o restaurante e o software devem pensar da mesma forma.
Um software pode estar parametrizado para fazer contagens, food cost, controlo de stocks, compras, fornecedores ou outros processos de determinada forma. Essa forma pode ser correta e, ainda assim, não corresponder à forma como o restaurante decidiu trabalhar.
O software deve estar alinhado com as métricas que o restaurante precisa de acompanhar e com a forma como decidiu gerir.
O risco de ter funcionalidades que nunca são utilizadas
Quando o restaurante sabe aquilo que realmente precisa, consegue avaliar melhor uma proposta comercial de software. Um vendedor pode apresentar dezenas de funcionalidades, mas ter muita informação não significa saber o que fazer com ela.
O restaurante pode gastar muito dinheiro numa ferramenta cuja capacidade não utiliza.
É como ter um piano de cauda em casa sem saber tocar piano. Pode ser extraordinário, mas não resolve necessidade nenhuma.
Porque menos pode ser mais
Menos pode ser mais. O restaurante deve escolher um software que entregue a informação necessária para alcançar os objetivos definidos.
O software pode ter uma metodologia correta, mas diferente daquela que o restaurante utiliza. Nesse caso, a capacidade da ferramenta não se traduz em utilidade real.
O risco de escolher pela apresentação do vendedor
Um vendedor pode apresentar dezenas de funcionalidades. Mas a apresentação comercial não é, por si só, um critério de decisão.
O critério é saber se essa ferramenta entrega a informação necessária para alcançar os objetivos definidos pelo restaurante.
Porque vários softwares podem criar custos desnecessários
Deve evitar-se ter vários softwares diferentes apenas porque nenhum deles consegue responder ao conjunto das necessidades realmente importantes.
Isso pode criar custos desnecessários.
A pergunta que deve ser feita antes da compra
Em vez de pensar “a partir de hoje, porque tenho este software, vou fazer isto”, o restaurante deve pensar “a partir de hoje quero fazer isto. Que software me pode ajudar?”.
Caso contrário, existe o risco de comprar uma ferramenta extremamente complexa que consegue fazer inúmeras coisas, mas não entrega aquilo que realmente é necessário para gerir o negócio.
Software como apoio e não como processo
A ideia central é que o software deve apoiar o processo. Não deve ser tratado como o próprio processo.
É necessário perceber se o software existente está adaptado às necessidades do restaurante e se entrega as métricas necessárias para alcançar os objetivos definidos.
Se o restaurante ainda não sabe que métricas, processos e rotinas precisa de controlar, o desafio provavelmente não começa na escolha do software, mas na própria estrutura de gestão.
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O software de O GERENTE
No O GERENTE existe uma Academia onde os restaurantes acompanhados recebem o software de O GERENTE. Esse software foi desenvolvido à medida da preparação dada aos donos de restaurantes.
Foi desenhado para acompanhar a mesma forma de pensar, as mesmas métricas e os alertas necessários para quem já sabe o que deve fazer perante determinadas situações.
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Como escolher um software para um restaurante?
Primeiro deve definir os processos de gestão, as métricas que precisa de acompanhar e a forma como decidiu trabalhar. Só depois escolhe a ferramenta capaz de apoiar essa estrutura. A pergunta correta é “o que preciso de controlar e que software me ajuda a fazê-lo?”.
O que deve ter um software de gestão para restaurantes?
Deve entregar a informação necessária para alcançar os objetivos definidos pelo restaurante e estar alinhado com as métricas que precisa de acompanhar, como food cost, custos com staff, custos fixos ou controlo de comidas e bebidas.
Qual é a diferença entre front office e backoffice?
Front office é o software ligado à venda e ao atendimento ao cliente, incluindo o POS. Backoffice é o software de bastidores, ligado a controlo de stocks, compras e outras tarefas de gestão. Muitas vezes estão ligados, mas nem sempre são o mesmo software.
Um software consegue organizar sozinho os processos do restaurante?
Não. O software não é o processo. O processo deve ser pensado antes da escolha da ferramenta. Se o restaurante não tem processos definidos de compras, inventários ou stocks, o software não os cria por si só.
É melhor ter vários softwares ou apenas um?
Ter vários softwares apenas porque nenhum responde ao conjunto das necessidades pode criar custos desnecessários. O essencial é perceber se o software existente está adaptado às necessidades do restaurante e se entrega as métricas necessárias.
Conclusão: o processo vem primeiro
Software para restaurantes é uma ferramenta de apoio. Não substitui a definição de processos, métricas e forma de trabalhar.
Antes de comprar, o restaurante deve saber o que precisa de controlar. Depois, escolher a ferramenta que melhor acompanha essa decisão.
A pergunta correta continua a ser: “a partir de hoje quero fazer isto. Que software me pode ajudar?”.
Se o desafio passa por definir processos, métricas e acompanhamento, é possível conhecer melhor o trabalho de O GERENTE e marcar uma sessão estratégica gratuita com Hélder Santos e Sérgio Araújo.
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