O planeamento anual de um restaurante pode começar pelo último dia do ano, e não pelo primeiro.
Em vez de partir de janeiro e tentar adivinhar tudo aquilo que deve acontecer nos meses seguintes, o método apresentado neste episódio começa pelo resultado pretendido no final do ano e trabalha de trás para a frente.
A lógica é simples: definir primeiro onde o restaurante quer chegar e depois fazer engenharia reversa até perceber aquilo que precisa de estar feito em cada etapa.
Como fazer o planeamento anual de um restaurante?
Comece por abrir o calendário no final do ano que pretende planear e escrever aquilo que deverá estar concretizado nessa data.
Podem ser objetivos relacionados com obras, gestão, recrutamento, formação da equipa ou outras prioridades específicas do restaurante.
Depois recue alguns meses e faça uma pergunta:
Para que isto esteja concluído em dezembro, o que tem de estar feito antes?
A partir daí, continue a recuar até chegar ao início do ano.
Começar pelo fim torna o caminho mais claro
No episódio é utilizada a imagem de um labirinto.
Quando é necessário levar um rato até ao queijo, muitas vezes parece mais fácil começar no queijo e descobrir o caminho de regresso até ao ponto de partida.
O mesmo princípio pode ser aplicado ao planeamento.
Em vez de começar no presente e tentar prever o caminho inteiro, coloque-se primeiro no resultado final e pergunte aquilo que teve de acontecer imediatamente antes para tornar esse resultado possível.
Passo 1: definir os objetivos para o final do ano
No exemplo do episódio, o calendário é aberto no dia 31 de dezembro de 2027.
Nessa data são registadas as coisas que precisam de estar concluídas.
Os exemplos apresentados incluem:
- concluir obras no restaurante;
- ter um plano de gestão implementado;
- ter uma equipa recrutada e formada.
Os objetivos concretos serão diferentes em cada restaurante.
Nesta primeira etapa, o foco está no destino.
Passo 2: recuar três meses e transformar objetivos em trabalho
Depois de definir o resultado pretendido para dezembro, o método recua aproximadamente três meses.
No exemplo, passa-se para setembro.
A pergunta deixa de ser "o que quero alcançar?" e passa a ser:
O que já tem de estar feito em setembro para conseguir concluir o objetivo em dezembro?
Se o objetivo envolve obras, talvez nessa altura as obras já precisem de estar em curso.
Se envolve uma equipa mais preparada, poderá já ser necessário ter um plano de formação ou recrutamento em execução.
Dezembro contém objetivos. Setembro começa a conter trabalho.
Passo 3: continuar a engenharia reversa
O processo continua recuando novamente.
No episódio são utilizados, como referência, dezembro, setembro, junho, março e janeiro.
Em cada ponto do calendário repete-se a mesma pergunta:
O que precisa de estar concluído nesta data para permitir aquilo que vem a seguir?
Se em setembro um plano precisa de estar implementado, em junho poderá ser necessário já estar a executá-lo.
Se em junho a execução deve estar em marcha, em março poderá ser necessário estar a planear.
E se em março é necessário arrancar, janeiro pode exigir condições prévias, como financiamento, apoio ou decisões já tomadas.
Não é obrigatório trabalhar de três em três meses
A cadência de três meses é apenas a forma utilizada no episódio.
O restaurante pode organizar o planeamento:
- mensalmente;
- de dois em dois meses;
- trimestralmente;
- com uma visão trimestral e um detalhe mensal.
O essencial não é a distância entre os pontos do calendário.
É manter a lógica de trabalhar do resultado final para as condições que precisam de existir antes.
O calendário serve também para proteger o foco
Ter objetivos definidos não impede que apareçam novas oportunidades durante o ano.
E esse é precisamente um dos riscos abordados no episódio.
Podem surgir convites, projetos, parcerias ou ideias aparentemente interessantes que desviam tempo e atenção daquilo que tinha sido definido como prioritário.
O planeamento colocado no calendário funciona como referência para voltar à pergunta essencial:
Isto aproxima o restaurante daquilo que decidimos alcançar ou está apenas a desviar o foco?
O calendário sozinho não garante execução
Preencher um calendário com objetivos e tarefas não significa que tudo será executado.
Ao longo de um ano acontecem atrasos, mudanças, dificuldades e períodos em que é fácil perder ritmo.
Por isso, o método apresentado acrescenta uma segunda ferramenta: e-mails programados para o próprio futuro.
Agendar e-mails para si próprio ao longo do ano
A proposta é escrever hoje vários e-mails e programá-los para serem recebidos durante o ano.
O episódio sugere intercalar esses e-mails com os principais momentos definidos no calendário.
Se existem pontos importantes no calendário em janeiro, março, junho, setembro e dezembro, os e-mails podem surgir noutros momentos para provocar uma revisão do progresso.
O número de mensagens não é rígido. Podem ser seis, oito ou a quantidade que fizer sentido para o plano criado.
Porque escrever os e-mails todos no início?
No momento em que o plano anual está a ser construído, existe clareza sobre aquilo que deverá acontecer nos meses seguintes.
É precisamente nessa altura que faz sentido escrever a mensagem que o futuro responsável precisará de receber.
Depois de programado o envio, é provável que já nem se recorde exatamente daquilo que escreveu.
Meses mais tarde, a mensagem regressa no momento definido e funciona como confronto com o plano original.
Como estruturar um e-mail para o seu eu do futuro
O episódio propõe uma estrutura muito concreta.
1. Começar por aquilo que lhe dá força
O primeiro parágrafo não deve começar imediatamente com objetivos, tarefas ou atrasos.
Deve recordar uma qualidade pessoal reconhecida, aquilo que no episódio é chamado de "superpoder".
Pode ser resiliência, disponibilidade para ajudar, capacidade de ultrapassar desafios ou outra característica reconhecida pela própria pessoa e por quem a conhece.
A razão é simples: não é possível saber em que estado emocional estará quando receber a mensagem.
Pode ser um excelente dia ou um dia especialmente difícil.
2. Rever aquilo que já deveria estar feito
Depois entra a parte prática.
A mensagem deve recordar aquilo que, de acordo com o plano original, já deveria estar implementado naquela fase do ano.
Por exemplo: um plano de gestão, formação da equipa, financiamento, obras ou qualquer outra prioridade definida.
3. Terminar com encorajamento
O e-mail termina com uma mensagem pessoal dirigida ao futuro.
A intenção é que a mensagem não pareça apenas uma ordem automática ou uma checklist industrial.
Deve falar simultaneamente à cabeça e ao lado emocional de quem a recebe.
Quando o e-mail mostra que o plano está atrasado
É precisamente aí que a ferramenta ganha força.
Se uma mensagem programada meses antes chega e mostra que determinadas coisas ainda não foram realizadas, cria um momento de confronto com aquilo que tinha sido decidido.
No episódio, Hélder explica que ele e Sérgio utilizam este tipo de mensagem para perceber quando perderam ritmo e precisam de voltar a acelerar.
O objetivo não é produzir culpa.
É recuperar foco antes que o ano continue a avançar.
Google Calendar e e-mail são ferramentas, não a estratégia
O método pode ser executado com Google Calendar e com a funcionalidade de agendamento de envio de e-mails.
Mas estas ferramentas não são o ponto central.
O verdadeiro sistema é:
- definir o resultado final;
- trabalhar de trás para a frente;
- transformar objetivos em trabalho concreto;
- colocar os momentos críticos no calendário;
- criar mensagens de revisão ao longo do ano;
- voltar regularmente ao foco definido.
Até uma agenda física pode ser utilizada. No episódio, a preferência pelo calendário digital está relacionada com a possibilidade de ter o planeamento presente e receber avisos.
Porque este método pode ser útil na gestão de restaurantes
Um restaurante tem constantemente assuntos urgentes a competir pela atenção.
Quando não existe um destino claramente definido, é fácil passar o ano a responder ao que aparece.
Este método procura fazer o contrário.
Primeiro decide-se aquilo que realmente interessa realizar. Depois o calendário é utilizado para manter essas decisões visíveis durante o ano.
O planeamento deixa de ser apenas uma lista de desejos e começa a responder à pergunta:
O que tem de acontecer agora para o resultado seguinte ser possível?
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Como fazer um planeamento anual para um restaurante?
Defina primeiro aquilo que deve estar concretizado no final do ano. Depois trabalhe de trás para a frente, identificando o que precisa de estar feito nos meses anteriores para tornar cada objetivo possível.
Como organizar os objetivos anuais no calendário?
Pode criar pontos de controlo ao longo do ano e, em cada um, registar aquilo que precisa de estar concluído para permitir a etapa seguinte. O episódio utiliza intervalos aproximados de três meses, mas a cadência pode ser adaptada.
O que é planeamento de trás para a frente?
É começar pelo resultado pretendido e recuar sucessivamente até ao momento atual, identificando em cada etapa as condições e tarefas necessárias para chegar ao objetivo final.
Como manter o foco nos objetivos durante o ano?
Além de colocar os principais marcos no calendário, o método propõe programar e-mails para si próprio ao longo do ano, com mensagens de revisão, objetivos esperados e encorajamento.
É necessário usar Google Calendar?
Não. No episódio, Google Calendar é a ferramenta preferida, mas a lógica pode ser aplicada noutra agenda digital ou até numa agenda física. O essencial é manter o plano acessível e presente.
Conclusão: comece pelo restaurante que quer ter no final do ano
Um plano anual não precisa de começar com uma lista interminável de coisas para fazer em janeiro.
Pode começar por uma pergunta muito mais útil:
Como quero que o restaurante esteja no final deste ano?
Quando essa resposta está clara, torna-se possível recuar etapa a etapa e perceber aquilo que precisa de acontecer antes.
O calendário organiza o caminho. Os e-mails programados obrigam a rever o progresso. E a engenharia reversa ajuda a transformar uma visão distante em decisões que podem começar agora.
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Método O Gerente
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