Um mapa financeiro para restaurantes deve permitir perceber rapidamente se o negócio está a dar lucro, onde estão os principais custos e que decisões podem melhorar a rentabilidade. Não precisa de ser o Excel mais complexo do mundo. Precisa de ajudar o empresário a decidir.
O desafio é que muitos restaurantes têm folhas de cálculo carregadas de informação, mas continuam sem conseguir responder a uma pergunta simples: quanto dinheiro está realmente a ganhar o restaurante?
O que é um mapa financeiro de um restaurante?
Um mapa financeiro é uma ferramenta de controlo que organiza a faturação e os custos de um restaurante para ajudar a avaliar o resultado da operação.
Na prática, deve permitir responder a quatro perguntas:
- O restaurante está a gerar lucro ou prejuízo?
- Quais são os custos com maior peso na operação?
- Onde existem oportunidades para melhorar a margem?
- Que decisões devem ser tomadas a seguir?
Pode ser construído numa folha de Excel ou através de software de gestão. O importante não é a ferramenta. É a clareza da informação e a capacidade de a transformar em decisões.
Os três grandes grupos de custos de um restaurante
Uma forma simples de começar é dividir os custos do restaurante em três grandes grupos.
1. Custos fixos
São os custos ligados à estrutura do negócio, como a renda e outras despesas que não dependem diretamente do número de pratos vendidos.
Não significa que sejam impossíveis de melhorar. Significa que, muitas vezes, exigem decisões estruturais e não alterações imediatas à operação.
2. Custos com pessoal
Incluem os custos associados à equipa necessária para manter o restaurante a funcionar.
Devem ser analisados em conjunto com a dimensão da operação e a faturação. O objetivo não é simplesmente cortar pessoal, mas perceber se a estrutura está adequada ao negócio.
3. Custos com comidas e bebidas
Este grupo inclui os custos associados aos produtos utilizados na oferta do restaurante. É uma área onde podem existir oportunidades de melhoria através de compras, controlo de desperdício, inventários e análise da carta.
Estas três categorias permitem começar a perceber onde está o peso dos custos e qual a margem que resta depois de suportar a operação.
Para aprofundar a diferença entre compras e consumo, consulte o nosso artigo sobre como calcular corretamente o food cost de um restaurante.
Porque é que alguns mapas financeiros não ajudam a gerir?
Porque mostram demasiados números sem explicar o que deve ser feito com eles.
Um mapa financeiro pode ter gráficos, fórmulas e indicadores sofisticados. Mas, se o empresário precisa de percorrer várias folhas para descobrir se a operação está a gerar lucro, falta-lhe aquilo que mais importa: uma visão clara do negócio.
Um bom mapa financeiro não é aquele que apresenta mais informação. É aquele que torna as decisões mais claras.
O ideal é conseguir consultar, num mesmo painel, os custos fixos, os custos com pessoal, os custos com comidas e bebidas e o resultado da operação.
Quando deve registar os custos: ao receber a fatura ou ao pagar?
Esta é uma das dúvidas mais importantes na construção de um mapa financeiro.
Imagine que um fornecedor entrega mercadoria em outubro, mas permite pagar a 30, 60 ou 90 dias.
Se o restaurante apenas registar essa compra quando efetuar o pagamento, os números de outubro podem parecer melhores do que realmente são. Mais tarde, quando chegar a altura de pagar várias faturas, outro mês poderá parecer muito pior.
O restaurante acaba por confundir o calendário dos pagamentos com o desempenho da operação.
A regra prática defendida neste episódio é simples: a fatura chega, a fatura é registada.
Isto permite controlar as compras e os compromissos quando surgem, sem esperar pelo momento em que o dinheiro sai da conta bancária.
Há, contudo, uma distinção importante: registar uma compra não significa que toda a mercadoria tenha sido consumida nesse mês. Para calcular corretamente o custo dos produtos consumidos, também é necessário considerar os inventários. É por isso que compras, consumo e pagamentos devem ser tratados como informações diferentes.
Lucro e fluxo de caixa não são a mesma coisa
Um dos erros mais perigosos na gestão de restaurantes é confundir rentabilidade com dinheiro disponível no banco.
O mapa de resultados ajuda a perceber se a operação está a gerar lucro ou prejuízo.
O fluxo de caixa permite acompanhar entradas e saídas de dinheiro, pagamentos a fornecedores, compromissos e disponibilidade financeira.
Um restaurante pode apresentar um resultado operacional positivo e, ainda assim, atravessar dificuldades de tesouraria devido aos prazos dos pagamentos.
Também pode ter dinheiro disponível na conta e estar a operar com margens insuficientes.
Por isso, as duas análises são necessárias, mas devem permanecer claramente identificadas.
Como começar a organizar o mapa financeiro do restaurante
- Reúna a informação: faturação, faturas, custos com pessoal e despesas da operação.
- Separe os custos: organize-os em custos fixos, pessoal e comidas e bebidas.
- Registe as faturas: não espere pelo pagamento para tomar conhecimento dos compromissos.
- Distinga compras e consumo: utilize os inventários quando precisar de apurar o custo real das mercadorias consumidas.
- Analise o resultado: compare a faturação com os custos correspondentes ao período.
- Controle a tesouraria: acompanhe separadamente os pagamentos e o dinheiro disponível.
- Tome uma decisão: identifique uma área concreta onde seja possível melhorar a margem.
O objetivo não é preencher números por obrigação. É encontrar oportunidades e acompanhar o efeito das decisões tomadas.
O que fazer depois de identificar os custos?
Conhecer os números é apenas o primeiro passo.
Se os custos com comidas e bebidas estiverem a pressionar a margem, pode ser necessário analisar a carta, os desperdícios, as compras e a rentabilidade dos pratos.
Uma das ferramentas que ajuda a tomar essas decisões é a engenharia de menu, que relaciona popularidade e rentabilidade.
Se o desafio estiver na estrutura de pessoal ou nos custos fixos, a análise terá de seguir outro caminho.
O mapa financeiro deve mostrar onde investigar primeiro. Não deve substituir o diagnóstico nem levar a cortes automáticos sem compreender as consequências.
Este princípio também é importante quando existem vários decisores no negócio. A informação precisa de ser partilhada para que as decisões não dependam apenas da opinião de uma pessoa. Veja também o artigo sobre como os sócios de um restaurante podem decidir com números.
Perguntas frequentes sobre mapas financeiros para restaurantes
Como saber se um restaurante está a dar lucro?
É necessário analisar a faturação e os custos correspondentes ao período. O saldo bancário, por si só, não permite determinar a rentabilidade da operação.
É possível criar um mapa financeiro no Excel?
Sim. O Excel pode ser utilizado para organizar receitas, custos e resultados. O mais importante é construir um modelo simples, consistente e útil para tomar decisões.
Quando devo registar as faturas dos fornecedores?
As faturas devem ser registadas quando são recebidas, sem depender da data de pagamento. Para apurar corretamente o resultado do período, é também necessário distinguir compras de consumo e aplicar os critérios contabilísticos adequados.
Qual é a diferença entre mapa financeiro e fluxo de caixa?
O mapa de resultados analisa o desempenho económico da operação. O fluxo de caixa acompanha os movimentos de dinheiro e a capacidade de cumprir pagamentos.
Que custos devo acompanhar num restaurante?
Um ponto de partida é separar custos fixos, custos com pessoal e custos com comidas e bebidas. A análise pode depois ser aprofundada conforme as necessidades do negócio.
Um restaurante pode ter lucro e não ter dinheiro para pagar fornecedores?
Sim. A rentabilidade e a tesouraria são dimensões diferentes. Os prazos de recebimento e pagamento podem provocar dificuldades de caixa mesmo quando a operação apresenta um resultado positivo.
Veja o episódio do Prato do Dia
Neste episódio, Hélder Santos explica porque muitos mapas financeiros falham, como organizar os custos em três grupos e porque não se deve confundir o momento de registar uma compra com a data em que se paga ao fornecedor.
Conclusão: o mapa financeiro deve ajudar a decidir
Ter um mapa financeiro não significa ter controlo sobre o restaurante.
O controlo começa quando os números permitem perceber o que está a acontecer, identificar oportunidades e tomar decisões que melhorem a rentabilidade.
Comece por separar os três grandes grupos de custos. Registe as faturas, distinga compras de consumo e não confunda lucro com fluxo de caixa.
Depois, faça a pergunta mais importante: o que vou mudar na operação com base nesta informação?
Método O Gerente
Este conteúdo faz parte do método O Gerente
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