Gerir uma cafetaria ou uma pastelaria é muito diferente de gerir um restaurante? É uma ideia que ouvimos com frequência quando falamos com donos de negócios de comidas e bebidas. "Isto é uma pastelaria, não é bem um restaurante." Na gestão, as diferenças são bem menores do que parecem.
A experiência do cliente numa cafetaria pode ser muito diferente da de um restaurante à carta. Mas a forma de controlar custos, definir preços, vender e organizar a equipa segue o mesmo método.
Neste episódio do Prato do Dia, Hélder Santos explica porque é que uma cafetaria ou uma pastelaria precisa das mesmas ferramentas de gestão que um restaurante, e porque, em muitos casos, precisa delas ainda mais.
A gestão de uma cafetaria é diferente da de um restaurante?
Na maioria dos casos, não. Cafetarias, pastelarias e restaurantes à carta vivem de produção e venda. Todos precisam de controlar o custo de cada produto, de fichas técnicas, de engenharia de menu, de trabalhar o ticket médio e de ter processos e rotinas. O que muda é a experiência do cliente, não o método de gestão.
Produção e venda: o que todos os negócios de comidas e bebidas têm em comum
Quase todos os negócios de comidas e bebidas se dedicam, de um lado, à produção e, do outro, à venda. Isso significa duas preocupações permanentes: o custo de produção e a respetiva venda.
Uma pastelaria que faz os seus bolos, uma cafetaria que serve tostas e cafés e um restaurante à carta estão sujeitos à mesma lógica. Se não sabem quanto custa cada produto, não sabem quanto ganham com ele.
A exceção: casas que produzem antes de vender
Há uma diferença real entre dois modelos de serviço:
- Casas que vendem e depois produzem. É o caso do restaurante à carta e da maioria das cafetarias. O produto é preparado depois do pedido, por isso o desperdício é mais controlado.
- Casas que produzem e depois vendem. É o caso dos buffets e de alguns negócios com pré-produção. Começam o dia a produzir e têm a responsabilidade de vender tudo para não sobrar nada.
Se a sua pastelaria trabalha com pré-produção, a comparação deve ser feita com negócios desse tipo. Se trabalha com produção e venda pura, a gestão é muito semelhante à de um restaurante à carta. Para quem trabalha com pré-produção, o artigo sobre rentabilizar o buffet e reduzir o desperdício ajuda a pensar esse modelo.
Porque é que uma pastelaria também precisa de fichas técnicas
É comum pensar que uma pastelaria ou uma cafetaria não precisa de fichas técnicas. Precisa.
Até um produto tão simples como um café exige, no mínimo, o controlo do custo individual. Não se trata de criar uma ficha elaborada para cada café, mas de saber, a partir do preço de um quilo de café, quantas doses se conseguem tirar e quanto custa cada uma.
O mesmo se aplica à cerveja à pressão. Sabendo o que tem o barril e quanto custou, é possível calcular o custo de cada imperial e acrescentar uma margem de segurança.
E nos produtos feitos em casa, como uma tosta mista ou um bolo da própria casa, a ficha técnica é ainda mais necessária, porque o custo depende de vários ingredientes e quantidades. O artigo ficha técnica no restaurante explica porque é que os pratos sem ficha acabam por não pagar a estrutura.
O preço do vizinho do lado não serve de referência
Copiar o preço do café da casa ao lado é uma decisão frequente e arriscada. O vizinho tem outra renda, outra equipa e outras necessidades.
A margem que cada produto deve ter tem de estar ajustada às necessidades do seu negócio. Para isso, primeiro é preciso saber quanto custa o produto. Só depois faz sentido decidir o preço.
Ticket médio: num negócio de volume, cada cêntimo conta
Cafetarias e pastelarias trabalham com volume. Vendem muitas unidades de produtos de valor baixo. É precisamente por isso que pequenas alterações têm um impacto grande.
Há casas que vendem quantidades muito grandes de café ao longo do ano. Qualquer cêntimo bem trabalhado em cada café, aplicado no sítio certo, faz uma grande diferença no final do ano.
Por isso, a preocupação com o ticket médio é tão importante numa cafetaria como num restaurante. O artigo sobre ticket médio mostra porque é que este indicador deve ser lido com cuidado.
Mexer nos preços não é uma decisão a olho
Depois de perceber que cada cêntimo conta, a tentação é mudar logo o preço do café ou da imperial. Não é assim que se faz.
Tal como num restaurante, uma cafetaria ou uma pastelaria precisa de engenharia de menu. É ela que indica a direção a dar a cada produto e que responde a perguntas como:
- Posso mexer no preço do café sem afetar as vendas?
- A cerveja está a dar o retorno que devia?
- Este produto tem peso suficiente no negócio para justificar uma alteração?
Um produto que sai muito não é, por si só, razão para subir ou baixar o preço. A decisão depende do papel que esse produto tem no conjunto das vendas.
Sugestão, processos, rotinas e jornada do cliente
Além dos custos e dos preços, uma cafetaria precisa de tudo o que um restaurante precisa para funcionar bem:
- Poder de sugestão. Perceber o que o cliente veio consumir e o que lhe pode ser sugerido a seguir.
- Processos implementados. Cada pessoa sabe o que tem de fazer e como.
- Rotinas definidas. A operação não depende da memória de cada um.
- Jornada do cliente desenhada. Do momento em que entra ao momento em que sai.
A experiência muda, a gestão não
Uma pastelaria pode proporcionar uma experiência muito diferente da de um restaurante. Isso não quer dizer que a gestão seja diferente.
Quando um negócio aposta no volume de vendas e está num mercado que, em muitas cidades, é ainda mais competitivo do que a restauração à carta, a experiência do cliente conta muito. E a gestão do negócio conta ainda mais.
O método não é novo. A gestão de negócios de comidas e bebidas assenta em princípios que já existem há décadas. O que muda de casa para casa é a aplicação.
Como isto se liga ao Lucro, à Equipa e às Vendas
- Lucro: conhecer o custo de cada produto, do café à tosta, e controlar o food cost.
- Equipa: processos e rotinas que permitem a todos saber o que fazer.
- Vendas: engenharia de menu, sugestão e ticket médio num negócio onde cada cêntimo pesa.
Perguntas que os donos de cafetarias e pastelarias também fazem
Uma cafetaria precisa de fichas técnicas?
Sim. No mínimo, precisa de conhecer o custo individual de cada produto, incluindo o café e a cerveja. Nos produtos feitos em casa, a ficha técnica é ainda mais importante.
Como sei quanto me custa um café?
Parta do preço que paga por um quilo de café e calcule quantas doses consegue tirar, considerando a quantidade usada em cada uma. O resultado é o custo de cada café.
Posso usar o preço da concorrência para definir os meus preços?
Pode servir de contexto, mas não de base. A sua estrutura de custos é diferente e a margem de cada produto deve responder às necessidades do seu negócio.
Devo subir o preço do café se vender muito?
Não sem análise. A engenharia de menu ajuda a perceber se o produto tem peso para justificar a alteração e qual o impacto provável nas vendas.
FAQ técnica sobre a gestão de cafetarias e pastelarias
Qual é a principal diferença entre uma pastelaria e um restaurante na gestão?
Na maioria dos casos, a diferença está no modelo de serviço e na experiência, não no método. A grande exceção são os negócios que produzem antes de vender, como os buffets.
O que é produção e venda pura?
É o modelo em que o produto é preparado depois de ser pedido. O desperdício é mais controlado do que nos negócios com pré-produção.
Porque é que o ticket médio pesa tanto numa cafetaria?
Porque a cafetaria vende muitas unidades de baixo valor. Pequenos aumentos bem pensados em cada venda somam valores relevantes ao longo do ano.
A engenharia de menu também se aplica a cafetarias?
Sim. Ajuda a decidir que produtos destacar, manter, ajustar ou retirar, com base no seu peso nas vendas e na sua rentabilidade.
Veja o episódio do Prato do Dia sobre gerir uma cafetaria
Neste episódio, Hélder Santos compara a gestão de cafetarias, pastelarias e restaurantes, explica a exceção dos negócios com pré-produção e mostra porque o custo de um café, o ticket médio e a engenharia de menu contam tanto como num restaurante à carta.
Conclusão: não se deixe convencer de que o seu negócio é diferente
Ter uma cafetaria ou uma pastelaria não dispensa fichas técnicas, controlo de custos, engenharia de menu nem processos.
O que muda é a experiência que oferece ao cliente. A forma de gerir o negócio segue o mesmo método.
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O GERENTE é liderado por Hélder Santos e Sérgio Araújo, com experiência na restauração desde 2000.
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